Besluit  Gemeenteraad

Artikel 1 Doel van het gemeentelijk reglement op de toekenning van projectsubsidies voor buurt overschrijdende vrijetijdsprojecten

De gemeente Aartselaar wil via de projectsubsidies voor buurt-overschrijdende vrijetijdsprojecten, initiatieven met een lokale of bovenlokale uitstraling ondersteunen die een meerwaarde betekenen voor het socio-culturele, educatieve of sportieve vrije tijdsaanbod in de gemeente.

Via deze extra impuls wilt de gemeente een divers en lokaal gedragen vrijetijdsaanbod creëren dat ontmoeting en betrokkenheid stimuleert voor de inwoners en zo mee zorgt voor een ‘Aangenaam Aartselaar’

De gemeente wenst diverse initiatiefnemers, die zich mee inzetten voor een gevarieerd en aantrekkelijk vrijetijdsaanbod zowel logistiek als financieel ondersteunen. Met deze tweeledige steun wilt de gemeente zoveel mogelijk drempels wegnemen voor deze initiatiefnemers, zodat zij zich vooral kunnen focussen op de inhoud en opbouw van hun acties.

 

Artikel 2 Voorwaarden & aandachtpunten voor projectsubsidie voor buurt overschrijdende vrijetijdsprojecten

§1 Voorwaarden voor het aanvragen van een subsidie voor buurt-overschrijdende vrijetijdsprojecten. Het project:

• vindt plaats in Aartselaar of kan een duidelijke link aantonen met de gemeente Aartselaar
• richt zich tot de inwoners van de gemeente Aartselaar (of een gedeelte ervan) als één van zijn prioritaire doelgroepen.
• vindt plaats in de vrije tijd van de doelgroep en is beperkt in tijd
• heeft een gemeentelijke of bovenlokale uitstraling en bereikt zowel geografisch als in aantal een ruimere doelgroep dan een straat-, wijk- of buurtgerichte activiteit
• streeft een duidelijke doelstelling na op (socio-)cultureel, educatief of sportief vlak.
• is publiekelijk toegankelijk en als er inkomgeld wordt gevraagd, is dit democratisch
• streeft geen commerciële doeleinden na

Voorbeelden: sportevenement, grootschalige tornooien, festival, kunstenaarsroute, straattheatertocht, dansvereniging en muziekvereniging brengen samen een uniek evenement in Aartselaar, jeugdvereniging organiseert comedy avond…,

 

§2 Aandachtspunten bij de beoordeling van subsidieaanvragen voor buurt-overschrijdende vrijetijdsprojecten :

• de mate waarin het initiatief inwoners van Aartselaar dichter bij elkaar brengt en samen laat genieten (= het gemeenschapsvormende karakter)
• uitstraling en reikwijdte
• de geleverde inspanning voor verruiming en diversifiëring van het publieksbereik;
• samenwerking tussen diverse individuen, initiatieven en verenigingen alsook samenwerking tussen verschillende disciplines en sectoren wordt gewaardeerd
• de mate waarin het project op inhoudelijk of geografisch vlak invulling geeft aan "blinde vlekken" in het bestaande vrije tijdsaanbod in de gemeente (het project kan vb. inhoudelijk vernieuwend zijn en/of zich afspelen op een nieuwe of originele locatie op het grondgebied van de gemeente).
• de haalbaarheid van het project met o.a. aandacht voor praktische organisatie en een realistische begroting
• aandacht hebben voor duurzaamheid & ecologie (link OVAM-Groenevent.be)

 

§3 Er kan geen projectsubsidie worden toegekend indien het project:

• al door een andere gemeentelijk subsidiereglement betoelaagd wordt;
• het project tot de reguliere werking behoort van een erkende verenigingen die een werkingssubsidie ontvangen. Indien een erkende vereniging een projectsubsidie ontvangt voor een uniek project binnen zijn werking, mag dit project niet ingebracht worden in de aanvraag voor de werkingssubsidie. Bij samenwerking tussen twee of meerdere erkende verenigingen aan één project, vallen alle samenwerkende verenigingen onder de hier vermelde beperking.

 

Artikel 3 Wie kan een aanvraag indienen

§1 Een projectsubsidie voor buurt-overschrijdende vrijetijdsprojecten kan aangevraagd worden door:

• een niet-erkende vereniging of projectgroep, die vrijetijdsprojecten organiseert in de gemeente Aartselaar gericht op en ten behoeve van de inwoners van de gemeente Aartselaar ;
• een natuurlijke persoon gedomicilieerd op het grondgebied van Aartselaar, die vrijetijdsprojecten organiseert in de gemeente Aartselaar gericht op en ten behoeve van de inwoners van de gemeente Aartselaar ;
• door de gemeente Aartselaar erkende verenigingen voor vrijetijdsprojecten, gericht op en ten behoeve van de inwoners van de gemeente Aartselaar, die vallen buiten hun reguliere werking

 

§2 Worden uitgesloten:

• Commerciële organisaties, die in hoofdzaak commerciële doeleinden nastreven
• levensbeschouwelijke organisaties
• politieke partijen
• door de gemeente Aartselaar erkende verenigingen voor hun reguliere werking
• andere overheidsdiensten

 

Artikel 4 Financiële ondersteuning

§1 De projectsubsidie voor buurt-overschrijdende vrijetijdsprojecten:

• bedraagt maximaal € 1.500 per aanvraag.
• wordt toegekend tot uitputting van het budget dat de gemeente Aartselaar voor dit reglement ter beschikbaar heeft gesteld.
• bedraagt maximum 50% van de totale uitgaven

Volgende uitgaven kunnen niet opgenomen worden in begroting/afrekening:

• Uitgaven voor aankoop drank & eten voor verkoop aan publiek of andere derden
• Uitgaven eigen aan de reguliere werking van de organisatie
• Investeringskosten die niet duidelijk gerelateerd zijn aan het voorgestelde project
• Eigen, regulier personeel

§2 Het toegekende subsidiebedrag wordt bepaald na de beoordeling van de projectaanvraag door de beoordelingscommissie en na goedkeuring door de gemeenteraad. Het effectieve eindbedrag is afhankelijk van de financiële afrekening bij de evaluatie.

§3 Goedgekeurde projectaanvragen krijgen hun subsidie in 2 schijven uitbetaald:

• 60% bij toekenning van de projectsubsidie van zodra het project een positief advies heeft gekregen van het evenementenloket voor de organisatie
• 40% na evaluatie met bijhorend financieel verslag.

§4 Eenzelfde aanvrager kan maximaal 1 x per jaar een subsidie voor buurt overschrijdende vrijetijdsprojecten ontvangen.

§5 Eenzelfde project kan maximaal 3 opeenvolgende jaren een projectsubsidie voor buurt- overschrijdende vrijetijdsprojecten ontvangen.

 

Artikel 5 Logistieke ondersteuning

Indien een aanvrager een buurt-overschrijdende vrijetijdsprojectsubsidie toegekend krijgt:

• kan hij voor die activiteit gebruik maken gemeentelijke feestmateriaal onder dezelfde voorwaarden als een erkende verenigingen(zie reglement feestmateriaal).
• Kan hij gebruik maken van de gemeentelijke infrastructuur onder dezelfde voorwaarden als een erkende verenigingen (zie gemeentelijke retributie reglement infrastructuur)

 

Artikel 6 Communicatie

§1 Alle buurt-overstijgende vrijetijdsprojecten die van een projectsubsidies kunnen genieten dienen in hun communicatie het gemeentelijk logo op te nemen incl. de vermelding ‘met steun van de gemeente Aartselaar’.

§2 Het te gebruiken logo en de vereiste afmetingen worden meegestuurd met de subsidiebevestiging.

 

Artikel 7 Hoe aanvragen

§1 Projectsubsidies voor buurt-overschrijdende vrijetijdsprojectsubsidie kunnen aangevraagd worden via het daarvoor voorziene online aanvraagformulier via het evenementenloket en de gemeentelijke website

§2 Projectsubsidies kunnen aangevraagd worden op 2 vaste indienmomenten per jaar:

• Projectronde 1: deadline indiendatum 1 april
• Projectronde 2: deadline indiendatum 1 november

De datum van het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd, moet na de indiendatum van de subsidieaanvraag liggen.

§3 Aanvragers kunnen steeds terecht bij de diensten jeugd, sport, cultuur en het evenementenloket voor meer informatie en advies.

 

Artikel 8 Beoordeling van de aanvragen

§1 Alle aanvragen die binnenkomen via het evenementenloket/website worden in eerste instantie door de ambtenaren van het evenementenloket nagekeken op volledigheid. Vanuit het evenementenloket kan er indien nodig bijkomende informatie worden opgevraagd.

§2 Na de indiendatum worden alle volledige projectaanvragen overgemaakt aan de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie overloopt alle projectaanvragen en toetst deze af aan de voorwaarden van het reglement en de beoordelingscriteria (Art2 §2) waarna ze een gemotiveerd advies incl. voorstel tot subsidiebedrag ter goedkeuring overmaken aan de gemeenteraad.

§3 De beoordelingscommissie bestaat uit:

• De gemeentelijk ambtenaar verantwoordelijk voor het evenementenloket (voorzitter)
• Min één afgevaardigde van de jeugd- ,sport- of cultuurdienst
• Min één afgevaardigde van de jeugd-, sport-, cultuur- of senioren- & toegankelijkheidsraad
• Min één schepen van jeugd, sport of cultuur

De beoordelingscommissie kan personeel van andere gemeentediensten uitnodigen indien zij beroep wensen te doen op hun deskundigheid. Deze ’deskundigen’ hebben enkel een raadgevende stem.

§4 Overeenkomstig de bepalingen van dit reglement gaat de gemeenteraad, op voorstel van de beoordelingscommissie, over tot de goedkeuring van de projecten en de vastlegging van het subsidiebedrag.

§5 De indieners van alle goedgekeurde aanvragen ontvangen binnen de 3 maanden na hun aanvraag een bevestiging van hun subsidieaanvraag met de vermelding van het toegekende subsidiebedrag. Van zodra zij een positief advies van het evenementenloket krijgen voor de organisatie, wordt automatisch 60% van het toegekende subsidiebedrag overgemaakt op het rekeningnummer van de aanvrager.

§6 De aanvragers van niet- goedgekeurde projecten ontvangen binnen de 3 maanden een gemotiveerd negatief advies.

§7 Indien het project niet kan plaatsvinden of indien de gegevens vermeld in het aanvraagdossier na de toekenning van de subsidie substantieel wijzigen, dan dient de aanvragende organisator deze wijzigingen zo snel mogelijk mee te delen aan het evenementenloket.

 

Artikel 9 Evaluatie & uitbetaling

§1 Binnen de 8 weken na het einde van het project moet de aanvrager het online evaluatieformulier indienen bij het evenementenloket incl.

• bewijsstukken van de uitgaven adhv facturen en/of ticketjes
• bewijs van aankondiging van de activiteit met vermelding van het gemeenlijk logo.

§2 Aan de door het college van burgemeester en schepenen aan te wijzen ambtenaren dienen alle documenten te worden getoond en alle inlichtingen verstrekt, die zij noodzakelijk achten voor de vervulling van hun opdracht. Deze ambtenaren zijn eveneens gemachtigd te allen tijde activiteiten in het kader van het project bij te wonen, zonder voorafgaandelijke verwittiging of de betaling van toegangsgelden. Deze inlichtingen worden enkel gebruikt voor de controle van het werkingsverslag. Deze ambtenaren zijn gebonden door het beroepsgeheim.

§3 Na controle van het evaluatieformulier en de bewijsstukken wordt de resterende 40 % van het toegekende subsidiebedrag - op bevel van de gemeenteraad - uitbetaald door overschrijving op de bankrekening van de subsidieaanvrager.

§4 Is het uiteindelijke verlies van een buurt- overschrijdende vrijetijdsactiviteit lager dan het resterende subsidiebedrag, dan wordt de resterende 40% niet volledig uitbetaald, maar beperkt tot een bedrag het effectieve verlies niet overstijgt.

§5 Sluit een project af met winst kan de resterende 40% van het toegekende subsidiebedrag niet worden uitgekeerd.

 

Artikel 10 Sancties

§1 Het college van burgemeester en schepenen de op grond van dit reglement toegekende subsidies geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de betrokkenen indien blijkt dat

• door de subsidieaanvrager onjuiste gegevens werden verstrekt
• de voorwaarden van dit reglement niet werden nageleefd
• als de verantwoording niet, niet tijdig of niet correct verstrekt werd;
• als controle verhinderd wordt;