De gemeenteraad verleende goedkeuring aan het gewijzigd huishoudelijk reglement van het JOC ‘De Leonaar’.
Het decreet d.d. 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
De werking van het gemeentelijk JOC “De Leonaar” werd door de Coronaperiode stilgelegd. Aangezien deze periode achter ons ligt, werd “De Leonaar” gefatsoeneerd en klaargemaakt om opnieuw af te huren.
Binnen de huidige organisatie van de sport- en jeugddienst werd het reglement afgestemd op de behoefte van de klant, de vernieuwde digitalisatie voor de aanvraag en de haalbaarheid van de dienst om alles in goede banen te leiden. Om die reden dient het reglement hier en daar aangepast te worden.
Het advies van de jeugdraad d.d. 4 oktober 2023.
Het college wenst voorlopig nog niet in te gaan op de vraag naar verhogen van het maximum aantal toegelaten deelnemers tot 200 personen. Dit zal bekeken worden in functie van de toekomstige uitbreiding van 'De Leonaar'.
Na bespreking,
Enig artikel
Goedkeuring te verlenen aan onderstaand ontwerp van gewijzigd huishoudelijk reglement van het JOC ‘De Leonaar’ :
Huishoudelijk reglement van het jeugdontmoetingscentrum De Leonaar (JOC De Leonaar)
Artikel 1
Dit huishoudelijk reglement regelt het gebruik van JOC ‘De Leonaar’.
Voor het gebruik van ‘De Leonaar’ is een voorafgaandelijke en schriftelijke toelating van het gemeentebestuur nodig.
Artikel 2
Een aanvraag tot reservatie van JOC ‘De Leonaar’ dient te worden ingediend bij de gemeentelijke sport- en jeugddienst via de gemeentelijke webshop : https://www.aartselaar.be/jeugdcentrum-de-leonaar-2
Ontlening van bijkomend materiaal (tenten, podiumelementen, vlaggen, …) kan bij de gemeentelijke uitleendienst via de gemeentelijke webshop : https://www.aartselaar.be/ontlenen-van-feestmateriaal
Alle communicatie zal gebeuren met de contactpersoon vermeld op het reservatieformulier.
Hij of zij zal ook een factuur ontvangen tot betalen van de verschuldigde retributie.
Artikel 3
Met het indienen van de aanvraag via de webshop verklaart de aanvrager kennis genomen te hebben van en akkoord te gaan met het retributie- en huishoudelijk reglement van het JOC ‘De Leonaar’.
Artikel 4
Een aangevraagde huurperiode moet eveneens de periode van technische en praktische voorbereidingen als de periode voor opruim- en afbraakwerken verbonden aan de activiteit omvatten.
Dit moet steeds voorafgaandelijk besproken worden met de sport- en jeugddienst waarbij de huurperiode in samenspraak wordt vastgelegd. Bij overschrijding van de aangevraagde huurperiode, zonder dat de sport- en jeugddienst hiervan voor de start van de huurperiode op de hoogte werd gebracht, wordt een boete aangerekend zoals voorzien in het retributiereglement.
Artikel 5
Indien de aanvrager of de activiteit afwijkt van deze vermeld op het reservatieformulier, zonder dat de sport- en jeugddienst hiervan op de hoogte is gebracht, wordt de maximale retributie vermeld in het retributiereglement, verhoogd met 30%.
Artikel 6
Erkende Aartselaarse jeugdverenigingen kunnen maximaal 1 jaar vooraf een aanvraag indienen. Andere erkende Aartselaarse verenigingen kunnen maximaal 9 maanden vooraf een aanvraag indienen. Derden kunnen maximaal 6 maanden vooraf een aanvraag indienen.
De Leonaar wordt maximaal eenmaal in het weekend (vrijdag, zaterdag of zondag) verhuurd.
Artikel 7
Het college van burgemeester en schepenen kan - mits het respecteren van de motiveringsplicht - activiteiten weigeren.
Artikel 8
Een toelating tot gebruik van het JOC ‘De Leonaar’ kan te allen tijde ingetrokken worden in geval van overmacht, om redenen van openbaar nut of uit dienstnoodzaak zonder dat hiervoor enige schadevergoeding van het gemeentebestuur kan gevorderd worden.
Het gemeentebestuur zal dan samen met de aanvrager trachten een alternatieve oplossing uit te werken.
Artikel 9
Elke aanvrager dient de door zijn gebruik veroorzaakte schade te vergoeden en moet beschikken over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. De huurder dient voor aanvang vastgestelde schade te melden via mail en bijhorend fotobewijs.
Artikel 10
Het Lokaal Bestuur neemt de auteursrechten voor muziekuitvoeringen via audiotoestellen (radio, CD -speler, ...) voor haar rekening via betaling van een jaartarief aan SABAM.
Tevens neemt het Lokaal Bestuur de billijke vergoeding voor haar rekening via betaling van een jaartarief (met dans en drank).
Bovenstaande vermeldingen zijn enkel geldig voor eigen organisaties van de sport- en jeugddienst.
Bij alle andere verhuur dient de aanvrager zich zelf in orde te stellen bij de bevoegde instanties en de kosten voor alle auteursrechten zelf te betalen.
Artikel 11
De aanvrager krijgt de beschikking over de horecafaciliteiten van het JOC ‘De Leonaar’.
Hij of zij kan deze gebruiken met eigen medewerkers en voor eigen rekening.
Alle dranken dienen zelf voorzien te worden. De voorziening van grote hoeveelheden kan in samenspraak met de sport- en jeugddienst.
Artikel 12
Door het gemeentebestuur gemandateerde personeelsleden hebben te allen tijde het recht in het JOC ‘De Leonaar’ toezicht uit te oefenen.
Zij zijn bevoegd om bij het niet naleven van de veiligheidsregels de activiteit stop te zetten.
Artikel 13
Inzake brandveiligheid dienen volgende maatregelen in acht genomen te worden:
- Het maximum aantal personen zoals bepaald door de brandweer mag niet overschreden worden.
- Er mogen geen extra tenten geplaatst worden ter uitbreiding van de capaciteit.
- Tenten mogen enkel gebruikt worden als werkplaats voor een traiteur of als vestiaire, steeds na goedkeuring door de sport- en jeugddienst.
- Alle deuren en nooduitgangen moeten steeds een obstakelvrije doorgang hebben. Deze obstakelvrije doorgang dient minimaal zo breed zijn als de (nood)deur.
- De brandgang dient steeds vrij te blijven.
- Doeken en bijkomende (decor) elementen moeten door de aanvrager zo bevestigd worden dat ze geen brandgevaar inhouden. Ze mogen pas aangebracht worden na voorafgaand overleg en goedkeuring van de brandweer of van een gemachtigd gemeentepersoneelslid. Na de activiteit dienen ze verwijderd te worden.
- Er geldt een algemeen rookverbod in het jeugd- en ontmoetingscentrum.
- Gebruik van kaarsen is verboden.
- Elektrische warmhoudplaten mogen gebruikt worden op voorwaarde dat er geen andere brandbare voorwerpen in de buurt zijn.
- De noodverlichting moet steeds zichtbaar zijn.
- Kosten ten gevolge van misbruik van brandbestrijdingsmiddelen of brandmeldingsapparatuur worden doorgerekend. Bovendien zal bij overtredingen tegen brandveiligheidsmaatregelen een boete aangerekend worden, zoals voorzien in het retributiereglement.
Artikel 14
De brandpolis van de gemeente Aartselaar voorziet in afstand van verhaal ten aanzien van de aanvragers m.b.t. de ter beschikking gestelde lokalen op basis van wederkerigheid. Dit wil zeggen dat de verzekeraar van de gemeente zich niet meer tegen de aanvrager kan keren na het - aan de gemeente - vergoeden van de schade die door de brandverzekering gedekt is.
Artikel 15
Het is verboden om enigerlei schade toe te brengen door o.a. ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz.… te benagelen, te beschrijven of te beplakken met materiaal dat sporen nalaat.
Het is tevens verboden om toestellen en materialen van het JOC ‘De Leonaar’ te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor ze bestemd zijn.
Artikel 16
De aanvrager zal de gepaste maatregelen treffen om personen die de orde verstoren, de veiligheid voor zichzelf of anderen in gevaar brengen, die handelen in strijd met dit reglement of die de aanwijzingen van het aanwezige personeel niet opvolgen, uit het JOC ‘De Leonaar’ te verwijderen.
Wanneer JOC De Leonaar gebruikt wordt als fuifruimte, dienen er extra maatregelen genomen te worden, zoals het sluiten van de schuifdeur.
Er kan enkel een privéfuif worden georganiseerd voor maximum 150 deelnemers die een persoonlijke uitnodiging ontvangen hebben en waarvan de organisator een namenlijst heeft.
Bij het organiseren van een privéfuif dient een minimum aan fuifbegeleiders ingezet, met name
- 2 fuifbegeleiders (of 1 fuifbegeleiders indien professionele security aanwezig )< 50 aanwezigen
- 3 fuifbegeleiders (of 2 fuifbegeleiders indien professionele security aanwezig )> 50 tot max 100 aanwezigen
- 5 fuifbegeleiders (of 3 fuifbegeleiders indien professionele security aanwezig )> 100 tot max 150 aanwezigen
Ten laatste één maand voor de activiteit worden de contactgegevens van de fuifbegeleiders overgemaakt aan de burgemeester, die hen een machtiging verleent na advies van de korpschef van de politiezone.
De organisator staat in voor de algemene veiligheid en voor de orde en rust in en rond het gebouw.
De eventuele extra ondersteuning door fuifbegeleiders kan door de sport- en jeugddienst in onderling overleg gevraagd worden. Fuifbegeleiders (privéfeest) dienen meerderjarige leden van de inrichtende vereniging te zijn. Ze dragen een opvallend T-shirt, sweater of hesje. Ze bevinden zich tijdens de activiteit zowel binnen als buiten het gebouw (speeltuin en parking) en zijn een aanspreekpunt voor de bezoekers en de omgeving.
Ze zorgen voor een goed verloop van het evenement met aandacht voor het beperken van vandalisme, geweld, lawaaioverlast, zwerfvuil ,… . Ze voeren geen securitytaken uit, maar informeren de ordediensten of de ingehuurde security.
Het college van burgemeester en schepenen , en bij delegatie de sport- en jeugddienst, kan bijkomende veiligheidsmaatregelen opleggen aan de organisatie.
Bij de organisatie van een privéfuif dient een tijdelijke fietsenstalling te worden georganiseerd in samenspraak met de sport- en jeugddienst.
Artikel 17
Het personeel van de sport- en jeugddienst kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor problemen ten gevolge van laattijdige wijzigingen of foutief doorgegeven informatie.
Artikel 18
Bij aanvraag van de activiteit overloopt de aanvrager samen met een aanwezig personeelslid het verloop van de activiteiten en de praktische afspraken.
Hij overloopt, indien van toepassing, de lijst van fuifbegeleiders (aantal, namen, leeftijd en functie).
Hij toont aan over de verplichte verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te beschikken.
De brandveiligheid wordt gecontroleerd bij aangebrachte decorstukken en versieringen voor aanvang van de activiteit.
Wanneer bij het betreden van het gemeentelijk jeugdontmoetingscentrum enig gebrek of beschadiging wordt vastgesteld in de lokalen, aan het meubilair of het materiaal dient de aanvrager dit onmiddellijk te signaleren via mail en fotomateriaal aan de sport- en jeugddienst. Als er geen verslag wordt opgemaakt zal de aanvrager de schade moeten vergoeden, die na zijn gebruik aan de installaties en lokalen wordt vastgesteld.
Artikel 19
Bij elke activiteit met muziek is de aanvrager verplicht om het geluidsniveau continu te meten. Het gemeten geluidsniveau is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient. De hiervoor vereiste meet- en registratieapparatuur is voorhanden in het JOC ‘De Leonaar’.
Elke aanvrager moet de voor het JOC ‘De Leonaar’ vastgelegde geluidsnormen strikt respecteren: Voor optredens die zich hoofdzakelijk tot kinderen richten ( = vanaf 1/3 kinderen in het publiek) geldt een maximaal geluidsniveau van 90db (A)L AEQ, 15 min. Met kinderen wordt bedoeld personen die de leeftijd van 13 nog niet bereikt hebben.
Voor andere activiteiten is volgend maximaal geluidsniveau van toepassing: > 85 dB (A)L AEQ, 15 min – 95 db(A)L AEQ, 15 min.)
De aanvrager moet gratis oordopjes ter beschikking stellen van het publiek.
De aanvrager is als organisator van een manifestatie aansprakelijk voor het overschrijden van het toegelaten geluidsniveau.
Artikel 20
De aanvrager dient de vooraf gemelde sluitingsuren te respecteren.
Op het sluitingsuur (uiterlijk 03.30 u ’s nachts) moet alle publiek het centrum verlaten hebben. Tevens dient uiterlijk om 03.00 u de bonnetjesverkoop te eindigen en de muziek gedempt. Uiterlijk om 03.15 u wordt de muziek afgezet.
Artikel 21
Bij de organisatie van een privéfuif moet de aanvrager zelf zorgen voor herbruikbare bekers. Het gebruik van de glazen is verboden.
De aanvrager zorgt na de manifestatie voor het opruimen van de gehuurde ruimte en zal de toog en alle gebruikte glazen reinigen, afdrogen en terug op de juiste plaats zetten, het eigen leeggoed meenemen, de stoelen en tafels reinigen en ordelijk terug te plaatsen zoals ze bij aankomst werden ter beschikking gesteld, de keuken hygiënisch en ordelijk achter te laten en alle materialen en decoratie verwijderen en onmiddellijk meenemen, tenzij hierover andere afspraken gemaakt werden. Gehuurd materiaal dat achterblijft, moet klaar voor ophaling opgestapeld worden.
De gemeente Aartselaar kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergelaten materialen. De aanvrager heeft aandacht voor het correct sorteren van het afval en zorgt zelf voor de nodige sorteerbakken en het verwijderen van het afval. Ter ondersteuning kan een afvalcontainer gehuurd worden in samenspraak met de sport- en jeugddienst. Het achtergebleven afval zal aan de huurder aangerekend worden.
Indien de gehuurde ruimte niet in een aanvaardbare staat wordt achtergelaten, zullen de extra schoonmaakkosten worden aangerekend aan effectieve kostprijs van €25,00 per uur.
Artikel 22
Na de manifestatie wordt een overzicht van eventuele zichtbare beschadigingen opgemaakt. Schade die later door medewerkers van de sport- en jeugddienst wordt vastgesteld en die onmiskenbaar toewijsbaar is aan een activiteit van een bepaalde aanvrager kan nadien aan dit overzicht toegevoegd worden.
Artikel 23
Enkel voor laden en lossen van materiaal mag een auto aan het gebouw ‘De Leonaar’ even stilstaan.
Alle auto’s dienen geparkeerd te worden op de parking van het sportcentrum.
Artikel 24
Omwille van het niet respecteren van het rookverbod of het tolereren van druggebruik kan het college van burgemeester en schepenen een volgend gebruik van JOC 'De Leonaar' weigeren.
Artikel 25
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet kunnen plaatsvinden van de activiteit als de aanvrager materiaal binnenbrengt dat niet voldoet aan de veiligheidsvoorschriften. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van de toegestane activiteit of van het gebruik van het jeugdcentrum en zijn uitrusting.
Het gemeentebestuur kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen of materiaal van de aanvrager of van één van de aanwezigen.
Artikel 26
Op voorstel van de sport- en jeugddienst kunnen bijkomende afspraken aan de overeenkomst worden toegevoegd.
Alle mogelijke betwistingen zullen voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen, die een beslissing ter zake zal nemen.
Artikel 27
Alvorens gebruik te kunnen maken van jeugdontmoetingscentrum ‘De Leonaar’ dient de aanvrager die huishoudelijk reglement voor gelezen en goedgekeurd te ondertekenen en aan de sport- en jeugddienst terug te bezorgen.