De gemeenteraad keurde het huishoudelijk reglement van de Interlokale Vereniging Dok-3 goed.
Het decreet d.d. 17 december 2017 over het lokaal bestuur.
De statuten van de Interlokale Vereniging Dok-3, goedgekeurd in de gemeenteraad van 20 december 2021.
De oprichting van een beheerscomité voor de Interlokale Vereniging Dok-3.
Het positief advies van de sportraad d.d. 13 december 2021.
Samenstelling
Artikel 1
Het beheerscomité is samengesteld uit één effectieve en één plaatsvervangende vertegenwoordiger per deelnemende gemeente, zijnde gemeenteraadslid of lid van het college van burgemeester en schepenen. De effectieve vertegenwoordiger is bij voorkeur de schepen van sport van de desbetreffende gemeente.
Artikel 2
De financieel directeurs van de deelnemende gemeenten kunnen het beheerscomité bijwonen met raadgevende stem.
Artikel 3
De voorzitter van het beheerscomité wordt aangeduid onder de afgevaardigden van de gemeente met het hoogste aandeel.
Artikel 4
Een medewerker van één van de deelnemende gemeenten neemt het secretariaat van het beheerscomité waar.
Artikel 5
Aan geen enkele vertegenwoordiger of plaatsvervanger van het beheerscomité worden zitpenningen of andere vergoedingen uitgekeerd.
Artikel 6
Alle leden van het beheerscomité zijn van rechtswege ontslagnemend bij verlies van hun openbaar mandaat, uitgezonderd in geval van algehele vernieuwing van de gemeenteraden. In voorkomend geval duiden de deelnemende gemeenten in de loop van de maand volgend op de installatievergadering van de gemeenteraad deze aan.
Bevoegdheden
Artikel 7
Bij toepassing van artikel 395 van het decreet lokaal bestuur wordt het beheerscomité bevoegd verklaard om advies te formuleren ten behoeve de beherende gemeente inzake onder meer:
- de openingsuren voor het publiek van zwembad “Dok-3”
- de tarieven voor het publiek, de scholen en de sportverenigingen van het zwembad “Dok-3”
- de algemene voorwaarden van de schriftelijke overeenkomsten, af te sluiten met de diverse schooldirecties en inrichtende machten, en met de sportverenigingen
- het reglement van inwendige orde van het zwembad, op voorstel van de zwembadmanager;
- de toewijzing van de zwemuren voor de scholen van de participerende gemeenten;
- het promoten van het zwembad “Dok-3”
- het budget en kennisname van de rekeningen en verslagen van de exploitatie van het zwembad
Dagelijks beheer
Artikel 8
De beherende gemeente staat in voor het dagelijks beheer van het intergemeentelijk zwembad. Zij stelt hiervoor een zwembadmanager aan.
Artikel 9
De voornaamste taken en verantwoordelijkheden van de zwembadmanager zijn:
- instaan voor de dagelijkse exploitatie van het intergemeentelijk zwembad
- opmaken van een onderhouds- en investeringsplan
- bewaken van de begroting
- instaan voor de aankopen
- opmaken van de personeelsplanning
- aansturen van het zwembadpersoneel (redders, kuisploeg, administratief medewerkers, …)
- organiseren en opvolgen van personeelsopleidingen
- inplannen van school-, verenigings- en publiekzwemmen
- verzorgt de pr van het intergemeentelijk zwembad in samenwerking met de communicatiediensten van de deelnemende gemeenten.
- instaan voor een vlotte interne en externe communicatie
- opvolgen van nieuwe trends, behoeften en wijzigende wetgeving
Artikel 10
De zwembadmanager van de beherende gemeente zal minstens jaarlijks aan het beheerscomité een toelichting geven over:
- Kosten en opbrengsten
- Personeelsbezetting
- Verdeling scholen/verenigingen/publiek
- Het onderhouds- en investeringsplan voor de volgende 5 jaar
Bijeenkomsten
Artikel 11
Het beheerscomité komt minstens tweemaal per jaar bijeen. Iedere gemeente kan het initiatief nemen om het beheerscomité samen te roepen.
Artikel 12
Er kunnen deskundigen worden uitgenodigd op de vergaderingen van het beheerscomité.
Artikel 13
De agenda van het beheerscomité wordt ten minste veertien dagen voor de dag van de vergadering aan de leden van het beheerscomité bezorgd door de beherende gemeente. De agendapunten kunnen hierdoor, voorafgaand aan de bijeenkomst van het beheerscomité, op het college van burgemeester en schepenen van de deelnemende gemeenten behandeld worden. Leden van het beheerscomité kunnen uiterlijk vijf dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Deze punten worden overgemaakt aan de voorzitter van het beheerscomité. In spoedeisende gevallen kan van bovenstaande termijnen worden afgeweken.
Artikel 14
Om geldig te vergaderen dient de helft plus één van de leden aanwezig te zijn. Indien het aanwezigheidsquotum niet wordt bereikt, wordt binnen de twee weken een nieuwe vergadering bijeengeroepen waarin de aanwezige leden geldig beslissen, ongeacht hun aantal en voor zover het gaat om punten die voor de tweede keer op de agenda staan.
Artikel 15
Beslissingen genomen door het beheerscomité worden in unanimiteit genomen.
Artikel 16
Van elke bijeenkomst van het beheerscomité wordt een verslag opgesteld door de secretaris. Het verslag wordt binnen de 10 dagen aan de leden bezorgd.
Artikel 17
De beraadslagingen van het beheerscomité worden vastgelegd in de notulen. Deze notulen worden digitaal ter beschikking gesteld van de deelnemende gemeenten.
Rekeningen
Artikel 18
De jaarrekening en de ramingen van het meerjarenplan (uitgezonderd voor het opstartjaar) worden opgesteld door de beherende gemeente.
Beide documenten worden voorgelegd aan het beheerscomité.
De financieel directeurs van de 3 gemeenten oefenen voorafgaand een controlefunctie uit op alle financiële documenten.
Artikel 19
Het beheerscomité stelt de jaarrekening vast en legt ze ter goedkeuring voor aan de raden van de deelnemende gemeenten.
Boekhouding
Artikel 20
Het financieel boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Artikel 21
De interlokale vereniging is verplicht de wet op de overheidsopdrachten toe te passen.
Artikel 22
Aankopen/uitgaven boven de 10.000 euro (excl. btw) die niet voorzien zijn in de goedgekeurde begroting van de interlokale vereniging moeten worden voorgelegd aan het beheerscomité.
Artikel 23
Betalingen worden door de financiële dienst van de beherende gemeente uitgevoerd.