Terug
Gepubliceerd op 24/03/2025

Besluit  Gemeenteraad

ma 17/03/2025 - 20:00

Goedkeuring van het huishoudelijk reglement voor de organisatie van de adviesraad Raad voor ontwikkelingssamenwerking.

Aanwezig: Yves Hulin, Voorzitter
Sophie De Wit, burgemeester
Mark Vanhecke, Anouk Beels, Hans Cops, Hilde Heyman, schepenen
Isabelle de Beukelaar, Paula De Leeuw, Kathy Mommen, Kris Vandromme, Filip Vanheukelom, Eddy Vermoesen, Glenn Anné, Paul Rens, Marc Sorber, Lea Den Abt, Rudy Siebens, Kris Wils, Nadine Francus, Eddy Bal, Rita Ceulemans, Ive De Saeger, raadsleden
Peter van Mechelen, Algemeen directeur
Verontschuldigd: Bart Lambrecht, 1e schepen

De gemeenteraad keurde het huishoudelijk reglement voor de organisatie van de adviesraad goed. Het reglement werd in zijn geheel gereviseerd om de adviesfunctie te versterken en te uniformeren. De gemeenteraad engageerde zich tevens om organisatorische ondersteuning en een werkingsbudget te voorzien voor een goede werking van de adviesraad.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

 

Adviesraden spelen een belangrijke rol in het gemeentelijk beleid door het verstrekken van advies over relevante onderwerpen. Bij de start van een nieuwe legislatuur is het noodzakelijk de organisatie van de adviesraden te herbekijken. In dit kader werd de werking van elke adviesraad ambtelijk-politiek geëvalueerd, wat aanleiding gaf tot een herziening van het huishoudelijk reglement.

 

Het huishoudelijk reglement van de adviesraad werd in zijn geheel gereviseerd met als doel de finaliteit van de adviesraad te versterken, namelijk het geven van advies. Tijdens deze oefening werd het reglement geüniformiseerd om meer coherentie te brengen in de werking van de adviesraden.

 

Publieke stemming
Aanwezig: Yves Hulin, Sophie De Wit, Mark Vanhecke, Anouk Beels, Hans Cops, Hilde Heyman, Isabelle de Beukelaar, Paula De Leeuw, Kathy Mommen, Kris Vandromme, Filip Vanheukelom, Eddy Vermoesen, Glenn Anné, Paul Rens, Marc Sorber, Lea Den Abt, Rudy Siebens, Kris Wils, Nadine Francus, Eddy Bal, Rita Ceulemans, Ive De Saeger, Peter van Mechelen
Voorstanders: Yves Hulin, Sophie De Wit, Mark Vanhecke, Anouk Beels, Hans Cops, Hilde Heyman, Isabelle de Beukelaar, Paula De Leeuw, Kathy Mommen, Kris Vandromme, Filip Vanheukelom, Eddy Vermoesen, Glenn Anné, Paul Rens, Marc Sorber, Lea Den Abt, Rudy Siebens, Kris Wils, Nadine Francus, Eddy Bal, Rita Ceulemans, Ive De Saeger
Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1

Het huishoudelijk reglement voor de organisatie van de adviesraad goed te keuren:

 

Hoofdstuk 1: OPRICHTING & JURIDISCHE GROND

Artikel 1: Oprichting

In Aartselaar wordt een gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking (hierna ROSA) opgericht als gemeentelijke adviesraad voor ontwikkelingssamenwerking.

 

Artikel 2: Juridisch kader

Het huishoudelijk reglement regelt de interne werking van de ROSA. Het is rechtsgeldig na bekrachtiging door de gemeenteraad.

 

Artikel 3: Zetel

§1 De zetel van de raad is gevestigd in het gemeentehuis, Baron Van Ertbornstraat 1, 2630 Aartselaar.

§2. Het werkingsgebied omvat het volledige grondgebied van de gemeente Aartselaar.

 

Hoofdstuk 2: DOELSTELLINGEN

Artikel 4: Algemene doelstelling

De ROSA heeft als doel het bevorderen van een geïntegreerd gemeentelijk beleid inzake ontwikkelingssamenwerking en het versterken van de solidariteit met het Zuiden. De ROSA bundelt alle krachten die in Aartselaar actief zijn met ontwikkelingssamenwerking.

Artikel 5: Specifieke taken/opdrachten

Om deze doelstelling te verwezenlijken heeft de ROSA volgende opdrachten:

  1. Adviesfunctie

De adviesraad kan tijdens elke vergadering van de Algemene Vergadering waar het vereiste quorum aanwezig is, een advies formuleren aan het college van burgemeester en schepenen. Het Dagelijks Bestuur kan deze adviezen voorbereiden.

De adviesraad kan op eigen initiatief adviezen formuleren aan het college van burgemeester en schepenen voor nieuwe initiatieven binnen zijn werkingsgebied. Deze adviezen omvatten:

  1. Een duidelijke omschrijving van het voorgestelde initiatief
  2. De doelstelling en beoogde impact
  3. Hoe dit past binnen het meerjarenplan
  4. Een realistische inschatting van de benodigde middelen
  5. Of en welke inzet de adviesraad zelf kan leveren

Het college van burgemeester en schepenen heeft na ontvangst van het advies 30 kalenderdagen de tijd om schriftelijk te antwoorden op dit advies. Dit antwoord dient gemotiveerd te zijn, in het bijzonder wanneer wordt afgeweken van het advies.

Het college van burgemeester en schepenen kan ook op eigen initiatief een adviesvraag voorleggen aan de adviesraad. Deze vraag dient:

  • Schriftelijk te worden bezorgd aan de secretaris en de voorzitter van de adviesraad
  • Een duidelijke vraagstelling te bevatten
  • Voldoende achtergrondinformatie te bevatten
  • Een redelijke antwoordtermijn te specificeren van minimaal 60 dagen

 

  1. Coördinatiefunctie
  • Activiteiten in de sector coördineren
  • Overleg en samenwerking tot stand brengen tussen verenigingen, diensten en instellingen
  1. Sensibiliseringsfunctie
  • Initiatieven nemen inzake ontwikkelingssamenwerking
  • De bevolking, scholen en verenigingen informeren en sensibiliseren
  • De overheid sensibiliseren
  • Informeren omtrent acties en projecten die door de gemeente financieel worden ondersteund
  • Begrip en waardering creëren voor ontwikkelingshulp
  • Fungeren als ontmoetingsplek voor wie het Zuiden een warm hart toedraagt

 

Hoofdstuk 3: STRUCTUUR

Artikel 6: Basisstructuur

De ROSA bestaat uit:

  1. Algemene vergadering
  2. Dagelijks bestuur
  3. Jury voor projectbeoordeling
  4. Werkgroepen

 

Artikel 7: Onderlinge verhoudingen tussen de organen

  • De Algemene Vergadering is het hoogste orgaan
  • Het Dagelijks Bestuur bereidt de Algemene Vergadering voor en voert beslissingen uit
  • De Jury rapporteert aan de Algemene Vergadering
  • Werkgroepen brengen verslag uit aan het Dagelijks Bestuur en de Algemene Vergadering

 

Hoofdstuk 4: ALGEMENE VERGADERING

Artikel 8: Samenstelling

De Algemene Vergadering bestaat uit:

a)      Stemgerechtigde leden

b)     Niet-stemgerechtigde leden

 

Artikel 9: Stemgerechtigde leden

  • Twee afgevaardigden (een effectieve en een plaatsvervanger) van elke private of publieke organisatie (vereniging, dienst of instelling), die een actieve werking kan aantonen in de gemeente, met betrekking tot ontwikkeling en internationale samenwerking
  • Geïnteresseerde individuele burgers, die zich expliciet opgeven als lid van ROSA
  • Extern deskundige jurylid uitsluitend in functie van subsidie-advies

Uitsluitingen:

  • Politieke mandatarissen en personeelsleden verbonden aan lokaal bestuur Aartselaar kunnen geen deel uitmaken van de adviesraad, uitgezonderd de schepen voor ontwikkelingssamenwerking die niet-stemgerechtigd lid is of het personeelslid dat een secretarisfunctie opneemt.

 

Artikel 10: Niet-stemgerechtigde leden

  • De schepen voor ontwikkelingssamenwerking
  • De gemeentelijke ambtenaar door het College van Burgemeester en Schepenen belast met het waarnemen van het secretariaat
  • Deskundigen, die door de mondiale raad worden geraadpleegd
  • Geïnteresseerde individuele burgers, die geen vast engagement op zich nemen

 

Artikel 11: Procedure lidmaatschap

Een kandidatuur voor lidmaatschap kan ingediend worden:

  • Als effectieve of plaatsvervangende vertegenwoordiger van een organisatie
  • Vanuit een persoonlijke interesse indien woonachtig te Aartselaar
  • Vanuit een actieve betrokkenheid bij een project

Bij kandidatuurstelling dienen persoonlijke contactgegevens (naam, adres, telefoon, e-mail) te worden vermeld

Procedure:

  1. Kandidatuurstelling via mondiaal.beleid@aartselaar.be
  2. Ontslag wordt op hetzelfde e-mailadres ingediend

 

Hoofdstuk 5: WERKING ALGEMENE VERGADERING

Artikel 12: Vergaderritme en uitnodigingen

  • De Algemene Vergadering komt minstens tweemaal samen per kalenderjaar en vergadert openbaar
  • Bijkomende vergaderingen kunnen worden samengeroepen op:
    • Verzoek van de voorzitter
    • Verzoek van één lid organisatie
    • Verzoek van drie individuele leden

De uitnodiging:

  • Wordt ten minste 10 dagen voor de vergadering verzonden
  • Bevat minimaal:
    • De plaats
    • De agenda van de vergadering
    • De ontwerpnotulen

 

Artikel 13: Verslaggeving

Het ontwerpverslag wordt binnen 14 werkdagen na de vergadering:

1)     Via e-mail bezorgd aan alle leden

2)     Overgemaakt ter kennisname op het eerstvolgende college van burgemeester en schepenen

Het ontwerpverslag wordt als eerste inhoudelijk punt geagendeerd op de eerstvolgende bijeenkomst ter goedkeuring.

De verslagen worden opgemaakt door de gemeentelijke ambtenaar.

Na goedkeuring wordt het definitieve verslag:

  1. Bezorgd aan alle leden
  2. Gepubliceerd op de gemeentelijke website
  3. Gearchiveerd door de secretaris in het digitaal archief van de gemeente

 

Hoofdstuk 6: DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 14: Stemgerechtigde leden

De algemene vergadering kiest onder haar leden, na kandidatuurstelling, een dagelijks bestuur bestaande uit:

  • Een voorzitter.

 

Artikel 15: Niet-stemgerechtigde leden

Ambtshalve lid zonder stemrecht:

  • De schepen voor ontwikkelingssamenwerking.
  • De ambtenaar belast met het secretariaat.

 

Artikel 16: Procedure samenstelling

De algemene vergadering kiest de leden van het dagelijks bestuur uit de voorgedragen kandidaten na kandidatuurstelling.

 

Artikel 17: Bevoegdheden

Het dagelijks bestuur is bevoegd voor:

  • De voorbereiding van de algemene vergaderingen van de ROSA.
  • Het voorleggen van adviezen aan de algemene vergadering.
  • De uitvoering van de beslissingen van de ROSA.
  • De coördinatie van de werkgroepen.
  • Het verzorgen van de relatie met het gemeentebestuur.

 

Hoofdstuk 7: JURY VOOR PROJECTBEOORDELING

Artikel 18: Samenstelling

De jury bestaat uit:

  • 2 tot 3 leden van de Algemene vergadering, verkozen door de Algemene Vergadering
  • De gemeentelijke ambtenaar
  • Optioneel: een deskundige of expert buiten de ROSA als waardevolle aanvulling

 

Artikel 19: Procedure samenstelling

Verkiezing

  • De stemgerechtigde leden kunnen zich kandidaat stellen als jurylid
  • De Algemene vergadering geeft door stemming het vertrouwen aan twee tot drie kandidaten
  • De gemeentelijke ambtenaar zetelt als extra lid in de jury

 

Uitsluitingen

Mogen zich niet kandidaat stellen:

  • De leden van de Algemene Vergadering die zelf een project indienen
  • De schepen voor ontwikkelingssamenwerking

 

Hoofdstuk 8: WERKGROEPEN

Artikel 20: Oprichting

De ROSA beslist vrij over:

  • Het oprichten en afschaffen van werkgroepen
  • Het uitnodigen van deskundigen inzake ontwikkelingssamenwerking

 

Artikel 21: Rapportering

De werkgroepen brengen op het dagelijks bestuur en de algemene vergadering verslag uit over hun werking.

 

HOOFDSTUK 9: INWERKINGTREDING

Artikel 22: Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 april 2025.

 

Artikel 2

Zich te engageren om voldoende organisatorische ondersteuning te voorzien en een werkingsbudget dat een goede werking van de adviesraad mogelijk maakt.