De gemeenteraad keurde het huishoudelijk reglement voor de organisatie van de adviesraad goed. Het reglement werd in zijn geheel gereviseerd om de adviesfunctie te versterken en te uniformiseren. De gemeenteraad engageerde zich tevens om organisatorische ondersteuning en een werkingsbudget te voorzien voor een goede werking van de adviesraad.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
Adviesraden spelen een belangrijke rol in het gemeentelijk beleid door het verstrekken van advies over relevante onderwerpen. Bij de start van een nieuwe legislatuur is het noodzakelijk de organisatie van de adviesraden te herbekijken. In dit kader werd de werking van elke adviesraad ambtelijk-politiek geëvalueerd, wat aanleiding gaf tot een herziening van het huishoudelijk reglement.
Het huishoudelijk reglement van de adviesraad werd in zijn geheel gereviseerd met als doel de finaliteit van de adviesraad te versterken, namelijk het geven van advies. Tijdens deze oefening werd het reglement geüniformiseerd om meer coherentie te brengen in de werking van de adviesraden.
Artikel 1
Het huishoudelijk reglement voor de organisatie van de adviesraad goed te keuren:
HOOFDSTUK 1: OPRICHTING & JURIDISCHE GROND
Artikel 1: Oprichting
In Aartselaar wordt een gemeentelijke Cultuurraad opgericht in uitvoering van het decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012 (hierna Cultuurraad).
Bij de samenstelling van de gemeentelijke Cultuurraad en al haar organen wordt rekening gehouden met de bepalingen van het Cultuurpact.
Artikel 2: Juridisch kader
Het huishoudelijk reglement regelt de interne werking van de Cultuurraad. Het is rechtsgeldig na bekrachtiging door de gemeenteraad.
Artikel 3: Zetel en werkingsgebied
§1 De zetel van de raad is gevestigd in het gemeentehuis, Baron Van Ertbornstraat 1, 2630 Aartselaar.
§2. Het werkingsgebied omvat het volledige grondgebied van de gemeente Aartselaar.
HOOFDSTUK 2: DOELSTELLINGEN
Artikel 4: Algemene doelstellingen
De Cultuurraad heeft als doel het lokaal bestuur te adviseren inzake culturele materies, en in het bijzonder bij de voorbereiding, de opmaak, de uitvoering, evaluatie en bijsturing van het cultuurbeleid, zoals vastgelegd in de strategische meerjarenplanning van de gemeente.
Om deze doelstelling te verwezenlijken zal hij:
1° Actief beleidsinformatie verzamelen en interpreteren en op vraag van het gemeentebestuur of op eigen initiatief adviezen uitbrengen over alle aangelegenheden en beleidsdossiers die in verband staan met het lokale cultuurbeleid zowel op inhoudelijk als financieel vlak;
De volgende culturele materies worden bedoeld: a) taal en letteren b) wetenschapsbeleid c) kunstenbeleid d) cultuurbewaring en cultuurspreiding e) lokale media f) vormings- en educatiebeleid g) vrijetijdsbesteding en toerisme;
2° Betrokken zijn bij de voorbereiding, de opmaak, de uitvoering & evaluatie van het culturele luik van de gemeentelijke strategische meerjarenplanning;
3° Een forum creëren waar verschillende meningen over alle aspecten van het cultuurbeleid aan bod kunnen komen en waar open discussie gestimuleerd wordt. Hiervoor staat de Cultuurraad voortdurend in contact met alle lokale culturele actoren en brengt ze overleg en samenwerking tot stand;
4° De culturele behoeften in de gemeente detecteren en waar mogelijk op deze behoeften afgestemde initiatieven nemen, indien deze niet door andere lokale culturele actoren worden opgenomen.
Artikel 5: Adviesverlening
De adviesraad kan tijdens elke vergadering van de Algemene Vergadering, Dagelijks Bestuur of één van de commissies en werkgroepen waar het vereiste quorum aanwezig is, een advies formuleren aan het college van burgemeester en schepenen.
De adviesraad kan op eigen initiatief adviezen formuleren aan het college van burgemeester en schepenen voor nieuwe initiatieven binnen zijn werkingsgebied. Deze adviezen omvatten:
Het college van burgemeester en schepenen heeft na ontvangst van het advies 30 kalenderdagen de tijd om schriftelijk te antwoorden op dit advies. Dit antwoord dient gemotiveerd te zijn, in het bijzonder wanneer wordt afgeweken van het advies.
Elk advies verschijnt automatisch na ontvangst van het antwoord opnieuw als agendapunt op de eerstvolgende vergadering van de adviesraad. De adviesraad kan hierover een inhoudelijk debat voeren en desgewenst een vervolgadvies formuleren.
Het college van burgemeester en schepenen kan ook op eigen initiatief een adviesvraag voorleggen aan de adviesraad. Deze vraag dient:
- Schriftelijk te worden bezorgd aan de secretaris en de voorzitter van de adviesraad
- Een duidelijke vraagstelling te bevatten
- Voldoende achtergrondinformatie te bevatten
- Een redelijke antwoordtermijn te specificeren van minimaal 60 dagen vanaf het moment van verzending. Bij hoogdringendheid kan van deze termijn afgeweken worden.
Adviezen gegeven door het Dagelijks Bestuur van de Cultuurraad of één van de commissies en werkgroepen worden steeds ter bekrachtiging voorgelegd op de eerstvolgende samenkomst van de Algemene Vergadering van de adviesraad.
HOOFDSTUK 3: STRUCTUUR
Artikel 6: Basisstructuur
De Cultuurraad bestaat uit:
HOOFDSTUK 4: ALGEMENE VERGADERING
Artikel 7: Samenstelling
De Algemene Vergadering bestaat uit:
a) Stemgerechtigde leden
b) Niet-stemgerechtigde leden
Artikel 8: Stemgerechtigde leden
Stemgerechtigde leden zijn:
a) 1 afgevaardigde van elke private- en publieke organisatie, vereniging of instelling die werkt met vrijwilligers en die een actieve culturele werking in de gemeente of in een deel van de gemeente kan aantonen. Op de samenkomsten van de Cultuurraad kan de effectieve afgevaardigde zich laten vervangen door een plaatsvervanger.
b) 1 afgevaardigde van elke private- en publieke organisatie, vereniging of instelling die werkt met professionele beroepskrachten en die een actieve culturele werking in de gemeente of in een deel van de gemeente kan aantonen. Op de samenkomsten van de Cultuurraad kan de effectieve afgevaardigde zich laten vervangen door een plaatsvervanger.
c) Deskundigen, inwoners van de gemeente, die vanuit hun werkervaring en/of engagement in de kunst- en culturele sector een bepaalde deskundigheid bezitten inzake culturele materies. Deskundigen maken persoonlijk deel uit van Cultuurraad. Zij kunnen zich niet laten vervangen.
Het aantal leden, bedoeld in par. c. van dit artikel kan niet meer bedragen dan de som van de leden uit par. a) en b).
Overeenkomstig artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur, mogen maximum 2/3 van de leden van de Algemene Vergadering van hetzelfde geslacht zijn.
Wijkraden, politieke partijen of personeelsleden verbonden aan lokaal bestuur Aartselaar kunnen geen deel uitmaken van de stemgerechtigde leden van de Cultuurraad.
Artikel 9: Niet-stemgerechtigde leden
Niet-stemgerechtigde leden:
a) de gemeentelijke ambtenaar door het college van burgemeester en schepenen belast met het waarnemen van het secretariaat;
b) de schepen voor cultuur, de gemeentelijke cultuurbeleidscoördinator en een vertegenwoordiger van de gemeentelijke culturele instellingen (de Cultuurdienst, de Bibliotheek, de Academie,…);
c) de door de Algemene Vergadering van de Cultuurraad omwille van hun deskundigheid uitgenodigde leden.
Deze leden kunnen alleen een raadgevende stem uitbrengen.
Artikel 10: Samenstelling bij start legislatuur
Samenstellingsprocedure bij de installatie van de Cultuurraad bij het begin van elke legislatuur:
a) Binnen de 6 maanden na het begin van de nieuwe legislatuur worden alle culturele verenigingen, private en publieke organisaties en instellingen die werken met vrijwilligers en/of professionele beroepskrachten en die in aanmerking komen voor het lidmaatschap van de Algemene Vergadering van de Cultuurraad, cfr Artikel 3 a) & b), door het Gemeentebestuur aangeschreven met de vraag om lid te worden van de gemeentelijke Cultuurraad en hiervoor hun afgevaardigde (en hun eventuele plaatsvervangers) aan te duiden.
Deze afgevaardigden (en hun eventuele plaatsvervangers) moeten:
b) Op hetzelfde moment lanceert het gemeentebestuur via de diverse gemeentelijke communicatiekanalen een oproep zodat inwoners met een culturele interesse en achtergrond zich kandidaat kunnen stellen om als cultuurdeskundige lid te worden van de Cultuurraad.
Kandidaten deskundigen moeten:
Bij de installatievergadering van de Cultuurraad (= eerste vergadering vernieuwde Cultuurraad bij het begin van de legislatuur) overleggen de leden uit cat a) van dit artikel over de deskundigheid van de 'kandidaat deskundigen' uit cat b) van dit artikel en spreken zich, via een geheime stemming met gewone meerderheid, uit over hun toetreding als stemgerechtigd lid van de Cultuurraad.
Artikel 11: Toetreding nieuwe leden na de installatievergadering
Deskundigen, verenigingen, organisaties, instellingen of diensten die voldoen aan de vereisten omschreven in artikel 3 en die lid van de Cultuurraad wensen te worden, dienen een gemotiveerde schriftelijke aanvraag te richten aan het gemeentebestuur tav de Cultuurdienst. Het Dagelijks Bestuur van de Cultuurraad onderzoekt de aanvraag (zij kan hiervoor steeds bijkomende informatie opvragen) en legt deze aanvraag ter advisering voor aan de Algemene Vergadering van de Cultuurraad.
Na deze bekrachtiging maken individuele personen, als deskundigen persoonlijk deel uit van de Cultuurraad. Verenigingen of organisaties duiden een afgevaardigde aan die voldoet aan de criteria bepaalt in artikel 8 a)+b).
Artikel 12: Engagementsverklaring
Alle stemgerechtigde leden van de gemeentelijke Cultuurraad moeten een engagementsverklaring voor de werking van de cultuurraad te ondertekenen, waarin volgende elementen vastgelegd worden:
1°) Plichten van het stemgerechtigd lid:
2°) Rechten van het stemgerechtigde lid:
ü stemrecht in de Algemene Vergadering;
ü inzagerecht in alle documenten en dossiers die het gemeentebestuur ter beschikking stelt van de gemeentelijke Cultuurraad.
Artikel 13: Verkiezing voorzitter
De stemgerechtigde leden van de Algemene Vergadering kiezen bij geheime stemming uit de voorgedragen kandidaten een voorzitter.
Artikel 14: Einde mandaat
Aan het mandaat van een lid komt een einde:
Als wordt vastgesteld dat aan het mandaat van een afgevaardigd lid uit categorie a of b van 'Artikel 8’; een einde is gekomen, dient binnen de drie maanden in zijn vervanging te worden voorzien. Als dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de betrokken vereniging, organisatie of instelling en kan het alleen terug worden verkregen na het indienen van een nieuwe aanvraag.
HOOFDSTUK 5: WERKING ALGEMENE VERGADERING
Artikel 15: Bevoegdheden Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering:
Artikel 16: Vergaderritme, uitnodigingen – agenda
De Algemene Vergadering komt ten minste tweemaal per jaar samen en is openbaar.
Het Dagelijks Bestuur bepaalt de datum van de volgende Algemene Vergadering en legt de agenda vast.
Nieuwe punten kunnen aan de agenda toegevoegd worden op aanvraag van een stemgerechtigd lid; deze aanvragen dienen ten minste 30 dagen voor de Algemene Vergadering toe te komen bij de voorzitter en de secretaris.
Het Dagelijks Bestuur oordeelt over de ontvankelijkheid van het agendapunt op basis van:
Bij niet-ontvankelijkheid wordt de indiener binnen 5 werkdagen geïnformeerd met motivering.
Elke agenda bevat minimaal:
De uitnodiging met agenda wordt door de secretaris minimaal veertien dagen voor de vergadering via e-mail verzonden aan alle leden. De agenda, vergaderdatum en vergaderplaats van de Algemene Vergadering wordt tevens bekend gemaakt via de gemeentelijke communicatiekanalen.
Artikel 17: Verslaggeving
De secretaris staat in voor de verslaggeving van de vergaderingen.
Het ontwerpverslag wordt binnen 14 werkdagen na de vergadering:
1) Via e-mail bezorgd aan alle leden.
2) Overgemaakt ter kennisname op het eerstvolgende college van burgemeester en schepenen
Het ontwerpverslag wordt als eerste inhoudelijk punt geagendeerd op de eerstvolgende bijeenkomst ter goedkeuring.
Het verslag bevat minimaal:
Na goedkeuring wordt het definitieve verslag:
Artikel 18: Werkgroepen
De Algemene Vergadering kan opgesplitst worden in secties. Er kunnen secties per werksoort, per territoriale geleding evenals studiecommissies en werkgroepen opgericht worden. Zij brengen verslag uit aan de Algemene Vergadering over hun werking en adviezen.
De door de Algemene Vergadering opgerichte secties, studiecommissies en werkgroepen staan steeds onder de leiding van een bestuurslid. Zij kunnen deskundigen uitnodigen op hun bijeenkomsten.
De secties hebben een voortdurende algemene opdracht. De studiecommissies bereiden bepaalde onderwerpen voor ter bespreking, ter uitvoering of ter goedkeuring. Alle voorstellen en ontworpen adviezen worden, naargelang van de gekregen opdrachten, ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Voor dringende aangelegenheden worden zij aan het Dagelijks Bestuur ter goedkeuring voorgelegd, mits bekrachtiging op de eerstvolgende vergadering. De werkgroepen kunnen worden belast met de praktische uitvoering van de beslissingen of het organiseren van activiteiten.
Artikel 19: Quorum
Om een geldige stemming te kunnen houden in de Algemene Vergadering moet tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien niet aan deze voorwaarde is voldaan, heeft de volgende vergadering, ongeacht het aantal stemgerechtigde leden, beslissingsrecht.
Artikel 20: Besluitvorming
Alle beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
Een advies tot wijziging van het huishoudelijk reglement dient door twee derde van de aanwezige stemgerechtigde leden te worden goedgekeurd, waarna het ter beslissing wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.
HOOFDSTUK 6: DAGELIJKS BESTUUR
Artikel 21: Bevoegdheden
Het Dagelijks Bestuur:
Artikel 22: Samenstelling
Het Dagelijks Bestuur wordt bij geheime stemming verkozen door de Algemene Vergadering uit de voorgedragen kandidaten uit zijn stemgerechtigde leden. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit maximum twaalf leden.
Maximum 2/3 van de leden van het Dagelijks Bestuur mogen van hetzelfde geslacht zijn.
In het Dagelijks Bestuur zetelt minimum 1 vertegenwoordiger uit categorie a), b) & c) van stemgerechtigde leden vermeld in 'Artikel 8'.
De duur van de bestuursmandaten bedraagt 6 jaar, behoudens hernieuwing of in geval van verlies van het lidmaatschap van de cultuurraad. De bestuursmandaten die worden toegekend na de goedkeuring van dit reglement lopen tot, na de volgende gemeenteraadsverkiezingen, de nieuwe gemeenteraad de Cultuurraad heeft erkend of een nieuwe heeft opgericht.
Een gemeentelijke ambtenaar is waarnemend lid van het Dagelijks Bestuur en neemt het secretariaat waar. Tevens is de schepen van cultuur waarnemend lid van het Dagelijks Bestuur.
Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek thema.
Artikel 23: Functies
De voorzitter zit de vergaderingen voor.
De voorzitter ondertekent de officiële documenten en adviezen die uitgaan van het bestuur.
De secretaris zorgt voor:
Artikel 24: Vergaderritme – uitnodigingen – agenda
Het Dagelijks Bestuur vergadert minstens tweemaal per jaar.
De samenkomsten van het bestuur zijn niet openbaar.
Elke agenda bevat minimaal:
De uitnodiging met agenda wordt door de secretaris minimaal veertien dagen voor de vergadering via e-mail verzonden aan alle leden.
Artikel 25: Verslaggeving
De secretaris staat in voor de verslaggeving van de vergaderingen.
Het ontwerpverslag wordt binnen 14 werkdagen na de vergadering
Het ontwerpverslag wordt als eerste inhoudelijk punt geagendeerd op de eerstvolgende bijeenkomst ter goedkeuring.
Het verslag bevat minimaal:
Na goedkeuring wordt het definitieve verslag:
Artikel 26: Besluitvorming
Het Dagelijks Bestuur beslist bij meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
HOOFDSTUK 6: INWERKINGTREDING
Artikel 27: Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 april 2025.
Artikel 2
Zich te engageren om voldoende organisatorische ondersteuning te voorzien en een werkingsbudget dat een goede werking van de adviesraad mogelijk maakt.