De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement voor de organisatie van de adviesraad goed. Het reglement werd in zijn geheel gereviseerd om de adviesfunctie te versterken en te uniformeren. De gemeenteraad engageerde zich tevens om organisatorische ondersteuning en een werkingsbudget te voorzien voor een goede werking van de adviesraad.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
Adviesraden spelen een belangrijke rol in het gemeentelijk beleid door het verstrekken van advies over relevante onderwerpen. Bij de start van een nieuwe legislatuur is het noodzakelijk de organisatie van de adviesraden te herbekijken. In dit kader werd de werking van elke adviesraad ambtelijk-politiek geëvalueerd, wat aanleiding gaf tot een herziening van het huishoudelijk reglement.
Het huishoudelijk reglement van de adviesraad werd in zijn geheel gereviseerd met als doel de finaliteit van de adviesraad te versterken, namelijk het geven van advies. Tijdens deze oefening werd het reglement geüniformiseerd om meer coherentie te brengen in de werking van de adviesraden.
Artikel 1
Keurt het huishoudelijk reglement voor de organisatie van de adviesraad goed:
HOOFDSTUK 1: OPRICHTING & JURIDISCHE GROND
Artikel 1: Oprichting
In Aartselaar wordt een gemeentelijke Sportraad opgericht in uitvoering van het decreet houdende het stimuleren en subsidiëren van een lokaal sportbeleid van 6 juli 2012 en het besluit van de Vlaamse regering van 16 november 2012.
Artikel 2: Juridisch kader
Het huishoudelijk reglement regelt de interne werking van de Sportraad. Het is rechtsgeldig na bekrachtiging door de gemeenteraad.
Artikel 3: Zetel en werkingsgebied
§1. De zetel van de raad is gevestigd in het gemeentehuis, Baron Van Ertbornstraat 1, 2630 Aartselaar.
§2. Het werkingsgebied omvat het volledige grondgebied van de gemeente Aartselaar.
HOOFDSTUK 2: DOELSTELLINGEN
Artikel 4: Algemene doelstellingen
De sportraad heeft in het algemeen tot doel de sport, de lichamelijke opvoeding en het openluchtleven te bevorderen, in het belang van het algemene welzijn en van de algehele lichamelijke en geestelijke ontwikkeling van alle inwoners van de gemeente.
Om deze doelstellingen te verwezenlijken zal de Sportraad:
1° Actief beleidsinformatie verzamelen en interpreteren en op vraag van het gemeentebestuur of op eigen initiatief adviezen uitbrengen over alle aangelegenheden en beleidsdossiers die in verband staan met het lokale sportbeleid zowel op inhoudelijk als financieel vlak, met uitzondering van de opmaak van de gemeentelijke begroting;
2° Het overleg en de samenwerking bevorderen tussen alle sportactoren door:
a) Het coördineren van activiteiten tussen verenigingen, diensten, instellingen en andere organisaties actief op het gebied van competitie- en recreatiesport
b) De uitwisseling van informatie tussen de Sportraad en andere gemeentelijke adviesraden
c) Deelname aan het geregeld gezamenlijk overleg met andere bestaande adviesraden
Artikel 5: Adviesverlening
De adviesraad kan tijdens elke vergadering waar het vereiste quorum aanwezig is op eigen initiatief adviezen formuleren aan het college van burgemeester en schepenen voor nieuwe initiatieven binnen zijn werkingsgebied. Deze adviezen omvatten:
Het college van burgemeester en schepenen heeft 30 dagen de tijd om schriftelijk te antwoorden op deze adviesvraag. Dit antwoord dient gemotiveerd te zijn, in het bijzonder wanneer wordt afgeweken van het advies.
Elk advies verschijnt automatisch na ontvangst van het antwoord opnieuw als agendapunt op de eerstvolgende vergadering van de adviesraad. De adviesraad kan hierover een inhoudelijk debat voeren en desgewenst een vervolgadvies formuleren.
Het college van burgemeester en schepenen kan ook op eigen initiatief een adviesvraag voorleggen aan de sportraad. Deze vraag dient:
a) Schriftelijk te worden bezorgd
b) Een duidelijke vraagstelling te bevatten
c) Voldoende achtergrondinformatie te bevatten
d) Een redelijke antwoordtermijn te specificeren van minimaal 60 dagen
HOOFDSTUK 3: STRUCTUUR
Artikel 6: Basisstructuur
De sportraad bestaat uit:
De sportraad moet voldoende representatief zijn voor de competitiesport, de recreatiesport en alle bestaande vormen van sportbeoefening bij de bevolking.
HOOFDSTUK 4: ALGEMENE VERGADERING
Artikel 7: Samenstelling
De Algemene Vergadering bestaat uit:
a) Stemgerechtigde leden
b) Niet-stemgerechtigde leden
Artikel 8: Stemgerechtigde leden
Stemgerechtigde leden zijn:
Artikel 9: Niet-stemgerechtigde leden
Niet-stemgerechtigde leden zijn:
Artikel 10: Voorwaarden lidmaatschap
A. Voor afgevaardigden van organisaties:
Elke organisatie wijst, volledig vrij, één lid en één plaatsvervanger aan. Deze dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen:
1) Zij moeten actief betrokken zijn bij de organisatie die zij vertegenwoordigen
2) Zij mogen niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen
3) Voor zover zij stemgerechtigd zijn mogen zij geen lid zijn van de gemeenteraad
4) Zij dienen minimum 18 jaar oud te zijn
5) Zij dienen zich effectief te engageren voor de werking van de sportraad
Overeenkomstig artikel 304 §3 van het decreet lokaal bestuur, mogen maximum 2/3 van de leden van de Algemene Vergadering van hetzelfde geslacht zijn.
B. Algemene bepalingen:
1) Politieke mandatarissen en personeelsleden verbonden aan lokaal bestuur Aartselaar kunnen geen deel uitmaken van de gemeentelijke sportraad, uitgezonderd de schepen van sport die niet-stemgerechtigd lid is of het personeelslid dat een secretarisfunctie opneemt.
Artikel 11: Engagementsverklaring
Alle nieuwe stemgerechtigde leden van de gemeentelijke sportraad worden gevraagd een eenmalige engagementsverklaring voor de werking van de sportraad te ondertekenen, waarin volgende elementen vastgelegd worden:
a) Onderschrijven van de doelstellingen van de gemeentelijke sportraad en er zich toe verbinden om actief mee te werken aan de realisering ervan
b) Het bijwonen van de vergaderingen van de gemeentelijke sportraad. Indien dit onmogelijk is, is het lid gebonden zich uitdrukkelijk te verontschuldigen
c) Zich informeren over het sportbeleid door lectuur, door bijscholing en vorming, door contacten met organisaties en andere betrokkenen bij het sportbeleid
d) Bewijzen dat men actief wenst mee te werken aan de gemeentelijke sportraad door de vergaderingen van de gemeentelijke sportraad bij te wonen, een bestuursfunctie op te nemen, te participeren in minstens één werkgroep, ...
e) Afgevaardigden van een vereniging, organisatie of instelling dienen hun achterban grondig te informeren over de werkzaamheden van de gemeentelijke sportraad en ook geregeld overleg te plegen in functie van het opsporen bij de eigen organisatie van behoeften, ideeën en verwachtingen inzake sportbeleid
a) Spreekrecht op alle vergaderingen van de gemeentelijke sportraad
b) Stemrecht in de algemene vergadering
c) Inzagerecht in alle documenten en dossiers die het gemeentebestuur ter beschikking stelt van de gemeentelijke sportraad
Artikel 12: Procedure nieuwe leden
Een organisatie die lid van de sportraad wenst te worden, dient een schriftelijke aanvraag te richten aan het college van burgemeester en schepenen. Indien ze beantwoordt aan de gestelde normen van erkenning kan ze toetreden tot de algemene vergadering. Na erkenning wordt de afgevaardigde van de organisatie stemgerechtigd lid.
Artikel 13: Beëindiging lidmaatschap
Aan het mandaat van een stemgerechtigd lid van de algemene vergadering komt een einde door:
a) De ontbinding of opheffing van de vereniging die hij of zij vertegenwoordigt
b) De intrekking van de erkenning van de vereniging die hij of zij vertegenwoordigt
c) De intrekking van het mandaat door de organisatie die hij of zij vertegenwoordigt
d) Drie opeenvolgende niet-gemotiveerde afwezigheden op de algemene vergaderingen
e) Het niet meer voldoen aan de voorwaarden van artikel 10 hiervoor
Artikel 14: Verkiezing voorzitter
De algemene vergadering verkiest onder zijn stemgerechtigde leden een voorzitter bij gewone meerderheid en bij geheime stemming.
HOOFDSTUK 5: WERKING ALGEMENE VERGADERING
Artikel 15: Bevoegdheden
Tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren:
a) Het bepalen van de krachtlijnen inzake de werking van de sportraad en het uitbrengen van de adviezen
b) De adviezen aangaande voorstellen tot wijzigingen aan het huishoudelijk reglement
c) Aanstelling en ontslag van bestuurders
d) De aanduiding van de voorzitter bij gewone meerderheid en bij geheime stemming
e) Oprichting van secties, werkgroepen en/of wijksportraden
Artikel 16: Vergaderritme, uitnodigingen en agenda
De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de ontwerpagenda op.
Agendapunten kunnen tot 10 dagen voor de vergadering worden toegevoegd door stemgerechtigde leden via bezorging aan de secretaris.
Elke agenda bevat minimaal:
a) Goedkeuring vorig verslag
b) Opvolging actiepunten vorig verslag
c) Stand van zaken lopende adviesvragen
d) Nieuwe adviesvragen van CBS
e) Varia
De uitnodiging met ontwerpagenda wordt door de secretaris minimaal 10 dagen voor de vergadering via e-mail verzonden aan alle leden. De agenda, vergaderdatum en vergaderplaats worden tevens bekend gemaakt via de gemeentelijke communicatiekanalen.
De algemene vergadering komt minstens eenmaal per jaar samen op een tijdstip door de raad zelf bepaald en is openbaar.
Artikel 17: Verslaggeving
De secretaris staat in voor de verslaggeving van de vergaderingen.
Het ontwerpverslag wordt binnen 14 werkdagen na de vergadering:
1) Via e-mail bezorgd aan alle leden
2) Overgemaakt ter kennisname op het eerstvolgende college van burgemeester en schepenen
Het ontwerpverslag wordt als eerste inhoudelijk punt geagendeerd op de eerstvolgende bijeenkomst ter goedkeuring. Het verslag bevat minimaal:
a) Datum en plaats van vergadering
b) Aanwezigen, verontschuldigden en afwezigen
c) Agenda
d) Beknopte weergave bespreking per agendapunt
e) Genomen beslissingen en uit te voeren acties
f) Stemresultaten indien van toepassing
Na goedkeuring wordt het definitieve verslag:
Artikel 18: Werkgroepen
De algemene vergadering kan thematische werkgroepen oprichten waaraan elk stemgerechtigd lid of elke waarnemer kan deelnemen. In deze werkgroepen kunnen eventueel ook deskundigen die geen lid zijn van de algemene vergadering worden opgenomen.
De werkgroepen staan steeds onder leiding van een lid van het dagelijks bestuur.
De werkgroepen hebben als opdracht:
De werkgroepen brengen verslag uit aan de algemene vergadering over hun werking en adviezen.
Artikel 19: Quorum
Om een geldige stemming te kunnen houden moet tenminste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien niet aan deze voorwaarde is voldaan, heeft de volgende vergadering, ongeacht het aantal stemgerechtigde leden, beslissingsrecht.
Artikel 20: Besluitvorming
Alle beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen.
Een advies tot wijziging van het huishoudelijk reglement dient door twee derde van de aanwezige stemgerechtigde leden te worden goedgekeurd, waarna het ter beslissing wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.
HOOFDSTUK 6: DAGELIJKS BESTUUR
Artikel 21: Bevoegdheden
Het dagelijks bestuur:
a) Is bevoegd om het dagelijks beheer van de sportraad te voeren
b) Bepaalt de houding van de sportraad ten overstaan van dringende en actuele problemen, onder voorbehoud van goedkeuring door de eerstvolgende algemene vergadering
c) Onderzoekt en formuleert advies over de nieuwe aanvragen tot lidmaatschap van de sportraad op vraag van het college van burgemeester en schepenen
d) Richt werkgroepen op, volgt deze op en begeleidt deze voor het onderzoek van bepaalde aspecten van het sportbeleid en het formuleren van advies
e) Bereidt de algemene en buitengewone vergaderingen voor en stelt de dagorde ervan op
f) Neemt kennis van de binnengekomen briefwisseling en zorgt ervoor dat daaraan het nodige gevolg wordt gegeven
Artikel 22: Samenstelling
Het dagelijks bestuur moet openstaan voor afgevaardigden van alle sportvormen in de gemeente. De algemene vergadering verkiest onder zijn stemgerechtigde leden een voorzitter en maximaal 6 leden, die het dagelijks bestuur van de sportraad vormen.
Het dagelijks bestuur neemt kennis van de door de gemeente aangewezen ambtenaar voor het waarnemen van het secretariaat van de sportraad.
Artikel 23: Functies
De voorzitter zit de vergaderingen voor.
Een afgevaardigde ambtenaar van het gemeentebestuur neemt het secretariaat waar. Deze persoon zorgt voor:
a) Het opstellen van de notulen van de algemene vergadering en van het dagelijks bestuur
b) Het bijhouden van het archief
c) De verzending van de oproepingsberichten en de briefwisseling
d) Het ondertekenen, samen met de voorzitter, van de officiële documenten
De voorzitter en de secretaris vertegenwoordigen de sportraad in de door de gemeenteraad opgerichte coördinatiegroep adviesraden.
Artikel 24: Duur mandaten
De duur van de mandaten van de bestuurders bedraagt zes jaar behoudens herverkiezing.
Wanneer een mandaat van een lid van het dagelijks bestuur tussentijds vacant wordt, wijst de eerstvolgende algemene vergadering een opvolger aan die het mandaat van zijn voorganger voltooit.
Indien de functie van voorzitter vacant wordt, benoemt het dagelijks bestuur een plaatsvervanger tot de eerstvolgende algemene vergadering. Deze wijst een opvolger aan, die het mandaat van zijn voorganger voltooit.
Artikel 25: Vergaderritme en uitnodigingen
De samenkomsten van het dagelijks bestuur zijn niet openbaar.
Elke agenda bevat minimaal:
a) Goedkeuring vorig verslag
b) Opvolging actiepunten vorig verslag
c) Stand van zaken lopende adviesvragen
d) Nieuwe adviesvragen van CBS
e) Varia
De uitnodiging met agenda wordt door de secretaris minimaal veertien kalenderdagen voor de vergadering via e-mail verzonden aan alle leden.
Artikel 26: Besluitvorming
Het dagelijks bestuur beslist bij meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
HOOFDSTUK 7: INWERKINGTREDING
Artikel 27: Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 april 2025.
Artikel 2
Zich te engageren om voldoende organisatorische ondersteuning te voorzien en een werkingsbudget dat een goede werking van de adviesraad mogelijk maakt.