Besluit  Gemeenteraad

HOOFDSTUK I: ALGEMEEN

Artikel 1. Algemeen

Overeenkomstig de bepalingen van dit reglement gaat de gemeenteraad, op voorstel van het college van burgemeester en schepenen over tot:

• de erkenning van verenigingen en organisaties voor actieve kunstbeoefening en socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming
• de vaststelling van de subsidies van verenigingen en organisaties voor actieve kunstbeoefening en socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming

 

Artikel 2. Definities

In dit reglement hebben de onderstaande begrippen de ernaast vermelde betekenis: 

• Werkjaar: Een werkjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december
• Werking: allerhande opleidingen, initiaties, activiteiten,… die een vereniging organiseert voor zijn doelpubliek
• Lid: diegene die jaarlijks zijn lidmaatschap betaalt (steunende en ereleden komen niet in aanmerking)
• Basissubsidie: subsidie op basis van ledenaantallen, die een erkende vereniging kan ontvangen indien zij voldoet aan de voorwaarden voor basissubsidie
• Werkingssubsidie: subsidie op basis van de activiteiten & inhoudelijke werking die een erkende vereniging kan ontvangen indien zij voldoet aan de voorwaarden voor werkingssubsidie
• Bijzondere subsidie: subsidie naar aanleiding van het 25 jaar bestaan van een vereniging, of een veelvoud hiervan
• Open activiteit: is een activiteit die open staat voor alle inwoners die behoren tot de specifieke doelgroep van de activiteit
• Kadervorming: is een samenhangende opleiding voor verantwoordelijke en toekomstige verantwoordelijke personen, die belast zijn met het leiden van een vereniging

 

HOOFDSTUK 2:  ERKENNING

Artikel 3. Erkenningsvoorwaarden

§1. Om door de gemeenteraad als culturele vereniging erkend te worden, moet een plaatselijke vereniging ten bate van de inwoners een doel nastreven dat gericht is op:

• Het bieden van vormingsmogelijkheden ten behoeve van de veelzijdige persoonsontwikkeling van volwassenen met het oog op een beter begrip van zichzelf en van hun situatie in de maatschappij en hun volwaardige participatie aan het maatschappelijke gebeuren.
• Het stimuleren van de amateuristische en actieve kunstbeoefening.
• De socio-culturele vrijetijdsbesteding.
• De versterking van het culturele leven in de gemeente.

§2. De erkende verenigingen worden op deze basis onderverdeeld in 2 secties:

• actieve kunstbeoefening
• socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming

§3. Om erkend te worden, moet de plaatselijke vereniging tevens aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Opgericht zijn door het privé initiatief zonder beroepsdoeleinden of winst- of handelsoogmerken.
• Haar zetel en hoofdactiviteit hebben op het grondgebied van de gemeente
• Haar activiteit uitoefenen in de Nederlandse taal.
• Bij het indienen van de vraag om erkenning het bewijs leveren dat zij tijdens het vorige kalenderjaar activiteiten minstens 5 activiteiten heeft uitgeoefend, zoals beschreven in artikel 2
• De erkende vereniging moet minstens 10 verzekerde leden (verder omschreven als ‘leden’) tellen (waarvan 3 bestuursleden)
• Een volledig autonome werking kunnen aantonen; geen onderafdeling of overkoepeling zijn van een plaatselijke vereniging die reeds door het gemeentebestuur werd erkend.
• Geleid worden door rechtsbekwame personen.
• Verenigingen binnen welke de in artikel 2 vermelde activiteiten verricht worden bij wijze van beroep of tegen bezoldiging komen niet in aanmerking voor erkenning.

§4. Fusieverenigingen die gegroeid zijn uit een vroeger erkende Aartselaarse vereniging komen eveneens in aanmerking.

§5. Indien een vereniging kan aantonen dat er geen, onvoldoende of niet aangepaste accommodatie aanwezig is op het gemeentelijk grondgebied voor de uitoefening van de activiteiten, dan is de voorwaarde om een hoofdactiviteit te hebben op het grondgebied van de gemeente niet van toepassing, maar moet ze wel haar zetel op het grondgebied van de gemeente hebben.

§6. De erkenning kan door de gemeenteraad, op voorstel van het college van burgemeester en schepenen, ingetrokken worden, indien de plaatselijke vereniging niet meer voldoet aan de bepalingen van de artikel 3 § 1 t/m 5 of bij fraude, van welke aard ook ten nadele van de gemeente. De intrekking van de erkenning heeft het verlies van het recht op basis- werkings- en bijzondere subsidies tot gevolg.

 

Artikel 4. Indienen erkenningsaanvraag

§1. De vereniging, die de erkenning aanvraagt, moet zijn aanvraag schriftelijk of via mail indienen bij het lokaal bestuur Aartselaar t.a.v.  Cultuurdienst, della Faillelaan 34 – 2630 Aartselaar- cultuur@aartselaar.be

§2. De aanvraag tot erkenning dient volgende documenten te bevatten:

• De samenstelling van het bestuur met de vermelding van de naam, de voornaam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van de bestuursleden;
• De opgave van het aantal leden met vermelding van de naam, de voornaam en het adres;
• Een exemplaar van de statuten en/of  de organisatienota van de vereniging;
• Een werkings- en financieel verslag over de activiteiten gerealiseerd tijdens het vorige kalenderjaar. De nodige bewijsstukken dienen ter beschikking te zijn op de maatschappelijke zetel.
• De verenigingen, die over lokalen beschikken of deze huren, moeten bij de aanvraag tot erkenning een duplicaat voegen van de afgesloten verzekeringspolis tegen brand;
• De verenigingen voegen een duplicaat toe van de afgesloten verzekeringspolis betreffende hun aansprakelijkheid tegenover derden, waarbij de leden zelf als derden worden beschouwd. Hierin moet het aantal leden vermeld staan.

§3. De gemeenteraad wint, alvorens een beslissing te nemen over de erkenning van verenigingen en organisaties voor actieve kunstbeoefening en socio- culturele vrijetijdsbesteding en vorming het advies in van de gemeentelijke cultuurraad.

§4. Aan de door het college van burgemeester en schepenen aan te wijzen ambtenaren dienen alle documenten te worden getoond en alle inlichtingen verstrekt, die zij noodzakelijk achten voor de vervulling van hun opdracht. Deze ambtenaren zijn eveneens gemachtigd steeds activiteiten van verenigingen bij te wonen, zonder voorafgaandelijke verwittiging of de betaling van toegangsgelden. Deze inlichtingen worden enkel gebruikt voor de berekening van de subsidies en de controle van het werkingsverslag. Deze ambtenaren zijn gebonden door het beroepsgeheim.

 

 

HOOFDSTUK 3: BASIS-  EN WERKINGSSUBSIDIES

Artikel 5: Doelstelling

Om hun werking te ondersteunen zal het lokaal bestuur Aartselaar overeenkomstig de bepalingen van dit reglement subsidies uitkeren aan de door het lokaal bestuur Aartselaar erkende plaatselijke verenigingen en organisaties, die een activiteit ontwikkelen op volgende gebieden:

• het socio-cultureel vormingswerk;
• de actieve kunstbeoefening;
• de socio-culturele vrijetijdsbesteding.

Artikel 6. Doelgroep

§1. Alleen de erkende verenigingen en organisaties voor actieve kunstbeoefening en socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming, die een werking ontwikkelen ten bate van de eigen inwoners, kunnen gesubsidieerd worden. Dit geldt ook indien deze verenigingen hun normale activiteiten slechts kunnen uitoefenen in gebouwen of terreinen, die gelegen zijn buiten het grondgebied van de gemeente, wegens het ontbreken van gebouwen of terreinen op het gemeentelijk grondgebied.

§2. Alle door de gemeente erkende verenigingen en organisaties voor actieve kunstbeoefening en socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming kunnnen een subsidieaanvraag indienen  indien ze in voldoen aan de bepalingen van dit reglement.

 

Artikel 7. Algemene voorwaarden voor het verkrijgen van subsidies

§1. Algemene voorwaarden:

De gemeente verleent subsidies onder volgende algemene voorwaarden:

• De verenigingen en organisaties voor actieve kunstbeoefening en socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming moeten
• door het lokaal bestuur Aartselaar erkend zijn.
• moeten 1 jaar werking kunnen aantonen
• moeten minimaal 10 leden tellen
• De erkende verenigingen en organisaties voor actieve kunstbeoefening en socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming  zijn verplicht volgende documenten voor te leggen voor 1 april van het jaar volgend op het kalenderjaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd:
• een volledig ingevuld werkings- en financieel verslag over de gerealiseerde activiteiten tijdens het vorige kalenderjaar van de vereniging, volgens het blanco model dat door de Cultuurdienst wordt verspreid.
• Activiteiten opgenomen in het werkingsverslag moeten minimaal 7 dagen voor aanvang digitaal of schriftelijk aangekondigd worden met vermelding van de nodige gegevens (dag, plaats, uur, periode, frequentie
• via afgifte (bij uitgave) van een maand-, trimestriële- of jaarkalender,
• via aankondiging in het gemeentelijk informatieblad of een ander gemeentelijke informatiekanaal, zoals website, UIT-databank,…
• een nota met de vermelding van eventuele wijzigingen de structuur, de doelstellingen en/of de statuten van de organisatie. Deze brieven, nota’s of verslagen moeten ondertekend worden door diegenen, die volgens de statuten namens de vereniging kunnen optreden of, zo er geen statuten zijn, door drie bestuursleden.
• het betalingsbewijs voegen van hun verzekeringspolis.
• het rekeningnummer van de vereniging en minstens twee namen van personen, niet op hetzelfde adres wonend, die verrichtingen kunnen doen op deze rekening.

 

§2. De subsidies worden toegekend binnen de perken van de uitgavenkredieten die hiervoor voorzien zijn in het gemeentelijk budget en overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 houdende controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.

 

Artikel 8. Basissubsidies voor sectie ‘actieve kunstbeoefening’ en ‘socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming’

 

§1. Een vereniging en organisatie voor actieve kunstbeoefening en socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming  kan basissubsidies krijgen als ze voldoet aan de onderstaande voorwaarden:

• Minimaal 10 leden tellen. Voor verenigingen met minder dan 50% van de leden uit Aartselaar op het einde van betreffende werkjaar, wordt alleen het aantal leden uit Aartselaar in rekening genomen voor de bepaling van de basissubsidie
• Het  subsidiebedrag wordt bepaald op basis van het aantal leden (zoals beschreven in artikel 2).

§2. De basissubsidie bedraagt afhankelijk van het aantal leden:

• 20 tot en met 99 leden: € 50
• 100 tot en met 199 leden: € 75
• ≥ 200 leden: € 100.

 

Artikel 9. Werkingssubsidies sectie ‘socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming’

§1. Bovenop de basissubsidie kunnen de verenigingen in de sectie ‘socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming’ een werkingssubsidie krijgen. Het beschikbare bedrag voor de werkingssubsidies is het totale subsidiebedrag voorzien in de gemeentelijke begroting voor de sectie ‘socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming’ min het bedrag uitgegeven aan de basissubsidie.

 

§2. De werkingssubsidie per vereniging  wordt via een puntensysteem berekend op basis van activiteiten en bijkomende prestaties:

• Gezamenlijke activiteiten kunnen door beide verenigingen als een normale, volledige activiteit worden ingebracht. 
• De waarde van 1 punt wordt bepaalt door het beschikbare bedrag aan werkingssubsidies te delen door het totaal aantal punten behaald door alle verenigingen samen.
• Het aantal punten behaald op de rubriek logistiek mag maximaal 25% bedragen van het totaal aantal punten behaald op de activiteiten.
• Werkingssubsidie per vereniging:
  = waarde van het bedrag per punt x het totaal aantal punten behaald door de vereniging.

§3.  Een erkende vereniging ontvangt, op basis van een correct ingediend werkings- en financieel verslag, een basissubsidie a rato van het aantal leden. Om in aanmerking te komen voor een werkingssubsidie, dient zij minimaal 10 punten te verzamelen. Verenigingen die minder dan 10 punten behalen, krijgen geen bijkomende subsidie en worden ook niet opgenomen in de berekeningswijze voor de verdeling van de bijkomende subsidies onder de verenigingen, zoals bepaald in de artikel 9 §1 en §2.

§4. De berekening van het aantal subsidiepunten voor een werkingssubsidie in de sectie ‘socio-culturele vrijetijdsbesteding en vorming’ gebeurt op basis van onderstaande criteria:

Activiteiten:

OMSCHRIJVING	PUNTEN	OPMERKING
Eigen georganiseerde podiumoptredens voor een breed publiek	2,5
-  Premie per herhaling van eenzelfde eigen georganiseerd podiumoptreden voor een breed publiek -  Deelname aan een openbare manifestatie van derden	1
Eigen georganiseerde projecties / voordrachten/workshops voor een breed publiek	1,5
Cursusreeksen voor een breed publiek (een reeks omvat minstens 2 lesdagen)	2
Dagpremie voor cursusreeksen van meer dan 2 dagen	0,5 per dag vanaf de 3de dag	maximaal 4 punten
Tentoonstelling	2
Dagpremie indien tentoonstelling meer dan 1 dag	0,5 per dag vanaf de 2de dag	maximaal 3 punten
Educatieve of socio-culturele reizen of uitstappen	1	Er worden maximaal 10 reizen/uitstappen per kalenderjaar aanvaard
Zelf ingerichte vorming alleen voor de eigen leden	1
Deelname aan externe vormingsactiviteiten door de leden	0,5
Extra stimulans voor actieve deelname van de vereniging aan een activiteit ingericht door de culturele raad of het gemeentebestuur. Hieronder worden oa verstaan deelname aan activiteiten Cultuurraad(Algemene vergaderingen, Quiz CR, vormingsavonden, werkgroepen ...) , gemeentelijke activiteiten (Autoluwe Zondag,Kerstmarkt, Jaarmarkt, Gala van de vrijwilliger,…) en samenwerkingen met het gemeenschapscentrum of de cultuurdienst (Open Monumenten Dag, Week van de Amateurkunsten, projecten van vzw ProCC)	0,5 surplus voor elke deelname	De activiteiten die hier vermeld worden, mogen ook opgenomen worden onder deelname aan een openbare manifestatie van derden’
Unieke festiviteiten die de normale werking overschrijden zoals bijzondere vieringen	1

Uitgave van socio-culturele publicaties, zoals boek, film,…	1	uitgezonderd ledenblad
Alle andere, diverse activiteiten (sport en ontspanning – zoals bijvoorbeeld kaart- en hobbynamiddagen, fietsen, wandelen, zwemmen, etentjes en recepties,…)	0,5	het totaal ervan mag maximaal 25% bedragen van het totaal aantal punten behaald op bovenstaande activiteiten

 

Logistiek:

OMSCHRIJVING	PUNTEN	OPMERKING
Uitgave van een eigen ledenblad of tijdschrift	0,5 punt per uitgave	minimum 2 A4-blz. per verschijning – nationale edities komen niet in aanmerking
Uitgewerkte eigen website	2,5 punt per jaar	overkoepelende website komt niet in aanmerking
Bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen	0,5 punt per vergadering	maximaal 12 per jaar
Uitgave en verspreiding van een digitale nieuwsbrief	0,5 punt per nieuwsbrief	maximaal 12 per jaar

 

Artikel 10: Werkingssubsidies voor sectie ‘actieve kunstbeoefening’

§1. Bovenop de basissubsidie kunnen de verenigingen in de sectie ‘actieve kunstbeoefening’ een werkingssubsidie krijgen. Het beschikbare bedrag voor de werkingsubsidies is het totale subsidiebedrag voorzien in de gemeentelijke begroting voor de sectie ‘actieve kunstbeoefening’ min het bedrag uitgegeven aan de basissubsidie.

§2. De werkingssubsidie per vereniging  wordt via een puntensysteem berekend op basis van activiteiten en bijkomende prestaties:

• Gezamenlijke activiteiten kunnen door beide verenigingen als een normale, volledige activiteit worden ingebracht. 
• De waarde van 1 punt wordt bepaalt door het beschikbare bedrag aan werkingssubsidies te delen door het totaal aantal punten behaald door alle verenigingen samen.
• Het aantal punten behaald op de rubriek logistiek mag maximaal 25% bedragen van het totaal aantal punten behaald op de activiteiten.
• Werkingssubsidie per vereniging:
  = waarde van het bedrag per punt x het totaal aantal punten behaald door de vereniging.

§3. Een erkende vereniging ontvangt, op basis van een correct ingediend werkings- en financieel verslag, een basissubsidie a rato van het aantal leden. Om in aanmerking te komen voor een werkingssubsidie, dient zij minimaal 10 punten te verzamelen. Verenigingen die minder dan 10 punten behalen, krijgen geen bijkomende subsidie en worden ook niet opgenomen in de berekeningswijze voor de verdeling van de bijkomende subsidies onder de verenigingen, zoals bepaald in artikel 10 §1 en §2.

§4. De berekening van het aantal subsidiepunten voor een werkingssubsidie in de sectie ‘actieve kunstbeoefening’ gebeurt op basis van onderstaande criteria:

Activiteiten:

OMSCHRIJVING	PUNTEN	OPMERKING
Een eigen openbare manifestatie voor een breed	2

publiek (in eigen organisatie)
-  Premie per herhaling van dezelfde eigen openbare manifestatie voor een breed publiek (in eigen organisatie) -  Deelname aan een openbare manifestatie van derden -  Eigen niet-openbare optredens	1
Organisatie van een gastoptreden	1
Cursusreeksen (een reeks omvat minstens 2 lesdagen)	2
Dagpremie voor cursusreeksen van meer dan 2 dagen	0,5 per dag vanaf de 3de dag	maximaal 4 punten
Tentoonstelling	2
Dagpremie indien tentoonstelling meer dan 1 dag	0,5 per dag vanaf de 2de dag	maximaal 3 punten
Organisatie van of deelname aan vorming/educatieve reis/workshop	0,5 punt per vormingsdag of reis
Creatief proces (repetities, decordagen, groepsatelier beeldende kunsten)	0,5 punt per dag	maximaal 40 per eindproduct
Extra stimulans voor actieve deelname van de vereniging aan een activiteit ingericht door de culturele raad of het gemeentebestuur. Hieronder worden oa verstaan deelname aan activiteiten Cultuurraad(Algemene vergaderingen, Quiz CR, vormingsavonden, werkgroepen ...) , gemeentelijke activiteiten (Autoluwe Zondag,Kerstmarkt, Jaarmarkt, Gala van de vrijwilliger,…) en samenwerkingen met het gemeenschapscentrum of de cultuurdienst (Open Monumenten Dag, Week van de Amateurkunsten, projecten van vzw ProCC)	0,5 surplus voor elke deelname	De activiteiten die hier vermeld worden, mogen ook opgenomen worden onder deelname aan een openbare manifestatie van derden)
Regelmatige, actieve jeugdwerking kunnen aantonen	7 extra punten per jaar	Enkel indien geen afzonderlijke erkenning via jeugd
Alle andere, diverse activiteiten (sport en ontspanning – zoals bijvoorbeeld kaart- en hobbynamiddagen, fietsen, wandelen, zwemmen, etentjes & recepties,…)	0,5	het totaal ervan mag maximaal 25% bedragen van het totaal aantal punten behaald op bovenstaande activiteiten

 

Logistiek:

OMSCHRIJVING

PUNTEN

OPMERKING

Uitgave van een eigen ledenblad of tijdschrift	0,5 punt per uitgave	minimum 2 A4-blz. per verschijning – nationale edities komen niet in aanmerking
Uitgewerkte eigen website	2,5 punt per jaar	overkoepelende website komt niet in aanmerking
Bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen	0,5 punt per vergadering	maximaal 12 per jaar
Uitgave en verspreiding van een digitale nieuwsbrief	0,5 punt per nieuwsbrief	maximaal 12 per jaar

 

Artikel 11. Procedure subsidieaanvraag

§1. Aanvraag

De aanvraag wordt uiterlijk tegen 1 april van het jaar volgend op het kalenderjaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, ingediend via het daartoe voorziene formulier dat ter beschikking wordt gesteld door de Cultuurdienst.

Om ontvankelijk te zijn bevat het aanvraagdossier de in het formulier aangegeven verplichte bijlagen.

§2. Beoordeling

De bevoegde ambtenaar gaat de ontvankelijkheid van de ingediende aanvragen na en onderzoekt de dossiers.

Indien de aanvrager een dossier niet tijdig heeft ingediend, komt deze niet in aanmerking voor de berekening van subsidies.

Het aanvraagdossier is volledig indien alle verplichte gegevens werden ingevuld en wanneer alle gevraagde bewijsstukken werden bezorgd. Bewijsstukken die niet tijdig bij de aanvraag worden gevoegd, komen niet in aanmerking voor de berekening van subsidies.   

De bevoegde ambtenaar berekent de basis- en werkingssubsidies en formuleert een advies.

§3. Beslissing

De gemeenteraad beslist over de aanvraag tot subsidiëring op basis van het advies van de gemeentelijke Cultuurraad en van de bevoegde ambtenaar.

De beslissing wordt kenbaar gemaakt aan de aanvrager voor 1 september van het kalenderjaar waarin de subsidies worden toegekend.

 

§4. Uitbetaling

De uitbetaling van de subsidie gebeurt door overschrijving op het rekeningnummer van de erkende vereniging.

De aanvrager verbindt zich ertoe de gemeente onmiddellijk op de hoogte te brengen, zodra het rekeningnummer van de vereniging wijzigt.

 

Artikel 12. Controle subsidieaanvraag

§1. Aan de door het college van burgemeester en schepenen aan te wijzen ambtenaren dienen alle documenten te worden getoond en alle inlichtingen verstrekt, die zij noodzakelijk achten voor de vervulling van hun opdracht. Deze ambtenaren zijn eveneens gemachtigd steeds activiteiten van verenigingen bij te wonen, zonder voorafgaandelijke verwittiging of de betaling van toegangsgelden. Deze inlichtingen worden enkel gebruikt voor de berekening van de subsidies en de controle van het werkingsverslag. Deze ambtenaren zijn gebonden door het beroepsgeheim.

§2. In geval de aanvrager zich verzet tegen de uitoefening van een controle, is hij/zij gehouden tot terugbetaling van de subsidie.  

 

Artikel 13: Sanctie en strafbepaling

§1.  De subsidie moet steeds gebruikt worden voor het doel waarvoor ze is toegekend en het gebruik ervan dient gerechtvaardigd te worden, zo niet dient de subsidie terugbetaald te worden.

In geval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan de gemeente beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen en in de toekomst geen subsidies meer toe te staan aan de aanvrager en het verleende subsidiebedrag terug te vorderen.

§2. Als de aanvrager niet voldoet aan contractuele of financiële verplichtingen tegenover de gemeente, kan het subsidiebedrag worden verrekend.

§3. In geval de aanvrager onder curatele wordt geplaatst, kan de gemeente overgaan tot de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie.

§4. De toegekende subsidie mag door de aanvrager niet in pand gegeven worden aan een derde.